Przed zawarciem umowy o dofinansowanie dla projektu współfinansowanego z funduszy UE warto przygotować się na kilka kluczowych kwestii formalnych i organizacyjnych. Weryfikacja statusu przedsiębiorstwa, pozyskanie wymaganych zaświadczeń oraz potwierdzenie zewnętrznego finansowania to tylko niektóre aspektów wymagających czasu i odpowiedniego planowania. Poniższa lista przedstawia praktyczne wskazówki dotyczące przygotowania i realizacji umowy. Wskazówki te zostały zebrane na podstawie doświadczenia nabytego przez wielokrotnego beneficjenta programu FENG SMART zarówno we wcześniejszych i w tym naborze.
Wskazówki dotyczące zawarcia umowy:
1. Zaświadczenia o niekaralności:
Instytucja Pośrednicząca przed zawarciem umowy o dofinansowanie dokonuje weryfikacji niekaralności spółek i osób uprawnionych do reprezentacji. Przedsiębiorca sam może zdecydować o formie zaświadczenia, o które się ubiega. Może wybrać zaświadczenie elektroniczne lub papierowe z sądu. Praktyka pokazuje, że efektywniejszą opcją jest udanie się w godzinach porannych osobiście do sądu.
Ze względu na ograniczony czas złożenia dokumentów warto rozpocząć ich pozyskiwanie od momentu opublikowania listy rankingowej lub nawet wcześniej. Wymogi dokumentacji dopuszczają, aby zaświadczenia były wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem dostarczenia do instytucji pośredniczącej.
2. Dokumentacja potwierdzająca finansowanie projektu:
PARP wymaga przedstawienia dokumentów potwierdzających zewnętrzne finansowanie projektu. Ich konieczność dostarczenia wynika z wniosku o dofinansowanie. Mogą to być między innymi: umowa kredytowa, umowa pożyczki, umowa leasingowa. Na etapie oceny projektu przedsiębiorstwo może dysponować promesą. Wtedy po otrzymaniu potwierdzenia, że projekt został wybrany do dofinansowania należy zawrzeć umowę na warunkach wskazanych w modelu finansowym.
3. Zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami:
Przy podpisywaniu umowy należy przedstawić instytucji pośredniczącej zaświadczenie z Urzędu Skarbowego i z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu z należnościami wobec Skarbu Państwa. Obecnie takie zaświadczenie można uzyskać elektroniczne, co znacznie usprawnia proces.
W przypadku wykrycia niedopłaty należy mieć na uwadze, że przy spłacie środków zaktualizowanie zmiany w systemie może zająć kilka dni. Dlatego też warto zweryfikować wcześniej czy nie zalegamy z płatnościami. Wymogi dopuszczają, aby zaświadczenia były wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem dostarczenia do NCBR. Jeśli przedsiębiorstwo nie pobierało tych dokumentów w tym okresie warto rozpocząć ich pozyskiwanie od momentu opublikowania listy rankingowej.
4. Badanie statusu MŚP:
Badanie statusu MŚP jest podstawą do oceny możliwości przyznania dofinansowania. W programie konsorcjalnym każdy członek konsorcjum niebędący jednostką naukową jest zobowiązany do wypełnienia oświadczenia o wielkości przedsiębiorstwa. Nowością w Programie FENG jest wprowadzenie dodatkowego podziału wśród dużych przedsiębiorców. Wskazane zostały nowe definicje dużego przedsiębiorstwa: small mid-cap, mid-cap i duży niebędących small mid-cap ani mid-cap. Określenie wielkości przedsiębiorstwa następuje zgodnie z poniższymi limitami:
W przypadku podmiotów o prostej strukturze właścicielskiej i prostych powiązaniach między spółkami lub osobami fizycznymi, przygotowanie takiego oświadczenia nie powinno budzić wątpliwości. Wtedy Instytucja Pośrednicząco jest w stanie samodzielnie sprawdzić poprawność przygotowanego oświadczenia.
W przypadku podmiotów o bardziej skomplikowanej strukturze lub z większą ilością powiązań między spółkami i osobami fizycznymi możliwe jest, że NCBR zleci badanie statusu MŚP do specjalistycznej wywiadowni gospodarczej. Wywiadownia przeanalizuje istniejące powiązania między spółkami i skontaktuje się z zaleceniami dotyczącymi ewentualnej poprawy. Ustalenia wywiadowni mogą odbiegać od wcześniejszych ustaleń znajdujących się w oświadczeniu. W takim przypadku badany podmiot ma możliwość przedstawienia swojego stanowiska i udzielenia wyjaśnień. Częstym przypadkiem, którego wywiadownia nie jest w stanie samodzielnie zweryfikować jest kwestia oceny, czy powiązane przez osobę fizyczną podmioty prowadzą działalność na tym samym rynku lub rynkach pokrewnych. Kontakt ze specjalistami z wywiadowni gospodarczej pozwala na merytoryczną dyskusję w tym temacie i weryfikację przyjętych założeń.
Wskazówki dotyczące realizacji projektu:
1. Wstępne planowanie budżetu:
Przed rozpoczęciem projektu warto poświęcić uwagę wstępnemu planowaniu przepływów w projekcie. Dobrze jest podzielić koszty na stałe i zmienne, pozyskać odświeżone oferty i zaplanować, kiedy będą realizowane kluczowe postępowania. Szybkie ustalenie z NCBR pierwszej transzy zaliczki ułatwia planowanie rozkładu w czasie poszczególnych zaliczek, transz i refundacji. Warto pamiętać, zmiany budżetowe w programie SMART Konsorcja są elastyczne. Gdy zmiana budżetowa nie wpływa na zakres merytoryczny modułu i nie przekracza 25% wartości danej kategorii kosztów, do której następuje przesunięcie, wystarczy jedynie poinformować Instytucję Pośredniczącą. Nie trzeba czekać na zgodę.
2. Dodatkowe zabezpieczenie:
Warto pamiętać, że dla projektów, w których łączna kwota zaliczki przekracza 10 mln zł wymagane jest wniesienie dodatkowego zabezpieczenia. Jego wysokość powinna odpowiadać co najmniej wartości najwyższej transzy zaliczki. Z tego względu planowanie w harmonogramie płatności wysokich transz zaliczek może być niekorzystne dla przedsiębiorstwa. Łączna kwota dofinansowania w formie zaliczki nie może przekroczyć 90% całkowitej kwoty dofinansowania projektu. Natomiast pozostałe 10% musi być wypłacone w formie refundacji.
3. Aktualizacja harmonogramu i kadry projektu:
Ze względu na długi czas oceny wniosków o dofinansowanie wiele projektów nie rozpoczyna się we wskazanym terminie. Zdarzają się też sytuacje, w których zmieniają się ustalenia dotyczące zaangażowania członków zespołu badawczego. Dlatego tuż po zawarciu umowy o dofinansowanie warto jest złożyć wniosek o zmiany w projekcie. Ten dokument pozwoli na dostosowanie dat realizacji poszczególnych zadań do bieżącej sytuacji firmy. Przy okazji dobrze jest poinformować o ewentualnych zmianach dotyczących kadry projektu. Tych związanych z wymiarem i formą zaangażowania, czy też zatrudnieniem innych osób niż we wniosku, posiadających równoważne kompetencje i doświadczenie.