Jak wygląda rozliczanie projektów badawczo-rozwojowych od drugiej strony? Wywiad z Beatą Janus – Ekspertką ds. Rozliczeń

Wyzwania mają wiele wspólnego z specyfiką spółki, z tym, w jakim jest ona momencie rozwoju, oraz zależą od konkretnego projektu. Przy zajmowaniu się zamówieniami na specjalistyczną aparaturę największym wyzwaniem jest przeprowadzenie ich zgodnie z procedurami, żeby koszty były w projekcie dofinansowanym kwalifikowane. Zwłaszcza, że zamówienia przy takim projekcie trzeba odpowiednio rozłożyć w czasie, aby prace mogły się toczyć w zgodzie z założonym harmonogramem.

Bardzo szybko w swojej karierze zrozumiałam, że największym wyzwaniem przy ideowych projektach, w których technologie są na wczesnym etapie rozwoju są pieniądze. Oprócz dofinansowania potrzebny jest wkład własny. Trzeba być wytrwałym i zapartym, a na cel projektu patrzeć realistycznie. 

Jedną z większych barier, które istniały na początku mojej drogi zawodowej w tym obszarze, były trudności w pozyskaniu leasingów. W kontekście bieżących potrzeb firmy czyli płynności finansowej oraz tego, żeby badania mogły się toczyć zgodnie z planem, jest on optymalnym rozwiązaniem. 

Powiedziałabym, że przy bardzo dużej determinacji i gotowości do popełniania błędów nawet osoba, która nigdy wcześniej się tym nie zajmowała, nabędzie biegłości w tym temacie. To jednak może się skończyć tym, że nie zastosuje właściwej procedury zakupowej, albo nie skorzysta z jakiś przysługujących firmie na mocy umowy o dofinansowanie praw i przez to na starcie podetnie sobie skrzydła. Już trafiały do mnie projekty w trakcie realizacji, w których przez to, że ktoś w zły sposób zarządził pierwszą zaliczką  i otrzymał nakaz zwrotu środków, potem nie był w stanie się z finansowych tarapatów podźwignąć i realizować projektu dalej. Jeden duży zwrot środków, czasem może zburzyć całą układankę refundacji i zaliczek, które muszą się przez projekt przetoczyć, żeby ten mógł się wydarzyć. Z tego powodu myślę, że jako osoba zaczynająca przygodę z dotacjami z Unii Europejskiej warto korzystać z doświadczeń osób, które już są obeznane z rozliczeniami.

Bardzo dobrze widać jak działa podobny system w konkursach Europejskich z Horyzontu Europa, gdzie mogą aplikować osoby fizyczne. Nie musi istnieć podmiot, który za nimi stoi. Jeżeli zgłosi się tam kompetentny zespół profesjonalistów z innowacyjną wizją biznesową i odpowiednimi zasobami, to kwestia posiadania spółki jest kwestią drugoplanową. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że Unia Europejska jednocześnie oferuje komponent inwestycyjny firmom, którym brakuje środków na wkład własny, a chciałyby ubiegać się o dofinansowanie. Co więcej, w Horyzoncie Europa oferowane jest szerokie wsparcie w trakcie realizacji projektu.  

Po pierwsze: Posiadając umiejętność rozliczania jesteśmy w stanie wpłynąć na to jak napisany jest wniosek, żeby wyprzedzić pewne ewentualności i ułatwić sobie w pewien sposób ścieżkę. 

Widzę wartość w pisaniu wniosków razem z rozliczeniowcami. To jest takie łapanie balansu między tym, co warto uwzględnić żeby otrzymać projekt, a tym, co później nam pomoże w toku jego realizacji.  

Po drugie: Umiejętność i doświadczenie, oraz brak bojaźni w kontakcie z instytucją pośredniczącą. Jeśli ktoś pierwszy raz zaczyna rozliczać finansowanie to traktuje dokumenty projektowe jako wzorzec nie do ruszenia i z pewnym ryzykiem patrzy na jakiekolwiek zmiany. 

Tak, jest to dodatkowy nakład pracy, zwłaszcza dla osoby nieobeznanej w temacie. Ja zawsze staram się przy działaniach rozliczeniowych optymalizować wartość wykonanych działań dla spółki, a nie swoją wygodę przy wykonywaniu zadań. Projekt badawczy, czyli taki wysokiego ryzyka i często długoletni, będzie niemal na pewno wymagał zmian w trakcie.  

Świetnie by było mieć kryształową kulę i wiedzieć, z jakimi wynikami dokładnie skończy się projekt i w jaki sposób się tam znajdzie, ale w takich zwykłych warunkach młodej, polskiej spółki w praktyce czekają na nią duże, trudne do przewidzenia z góry wyzwania. 

Tak, było widać wyraźnie, że wiele przedsiębiorstw nie wykorzystywało całego przyznanego im dofinansowania. Według mnie często było to spowodowane tym, że coś nie poszło zgodnie z planem i gdzieś się pojawiały problemy płynnościowe. Samo dofinansowanie to nie wszystko. Trzeba mieć jeszcze całą infrastrukturę i know-how, który za tym idzie.  Nie wolno bać się aktywnie reagować na zmiany i trzeba być transparentnym względem instytucji w tym co się dzieje.

To zależy od natury wątpliwości. Dużo zależy od przebiegu badań. Jeżeli na tym polu są jakieś większe odchylenia względem planu, które przekreślają w jakiś sposób zasadność danego projektu, to jest on pewnie nie do uratowania i marnotrawstwem czasu byłoby mówienie, że wszystko jest w porządku. Jednak jeżeli są to problemy pokroju „ mamy fajny zespół, obiecujące pierwsze wyniki badań, dwie maszyny i teoretycznie mamy jeszcze mnóstwo dofinansowania, ale kończą nam się środki własne i nie do końca wiemy, jak sobie z tym poradzić i jak zarządzać tym, co jeszcze zostało” to to są takie wątki, które zdarzało mi się rozwiązywać i ratować. 

Jest kilka takich rzeczy, które mogą niepokoić właściciela firmy, w której projekt się toczy. Wiadomo, że to zależy od specyfiki projektu i  od tego, z jaką instytucją mamy do czynienia. Jednak takim czerwonym światełkiem, że coś jest nie w porządku, byłoby dla mnie, gdyby w projekcie w ciągu pół roku do roku praktycznie nie pojawiły się zaliczki, lub pojawiły się jedynie na niskie kwoty.  

Co ciekawe, w ostatnim czasie PARP podjął próbę odpowiedzi na to pytanie. Wydał materiał, gdzie opisuje powody nie przyznania dofinansowania poszczególnym projektom. Najczęściej przewijało się kilka wątków. Jednym z nich było to, że opisane prace w praktyce okazywały się nie być badaniami przemysłowymi ani pracami rozwojowymi. Można powiedzieć, że były nie tyle innowacjami, co ulepszeniami istniejących już rozwiązań, które nie spełniały wymogów badawczych. Oczywiście jest to przedmiotem oceny ekspertów technicznych. Drugim istotnym wątkiem była zdolność do finansowej realizacji projektu, która też nie wszędzie była oceniana pozytywnie. To jest aspekt, który teraz, w nowej perspektywie jest znacznie bardziej brany pod lupę. Moim zdaniem to wynika nie ze zmiany NCBiR/PARP, a bardziej z samej zmiany kryteriów oceny. 

Mam nadzieję, że w nowej perspektywie eksperci będą się kierowali przede wszystkim innowacyjnością projektów, a nie historią i sytuacją finansową firmy. To dałoby szansę małym przedsiębiorstwom. Nawet jeśli firma nie ma długiej historii i świetnej sytuacji finansowej, ale jest duża determinacja właścicieli i kadry projektowej, to da się osiągnąć cel pomimo niezbyt przekonujących wskaźników. Mam nadzieję, że odejdziemy od tworzenia zachowawczych pseudo innowacji, które zostałyby wdrożone niezależnie od tego czy dofinansowanie byłoby przyznane. Cudownie byłoby, gdyby mityczny efekt zachęty rzeczywiście działał i żebyśmy mogli poznawać inspirujące historie sukcesów małych start-upów. Jednak żeby to osiągnąć, potrzebujemy też konkursów, gdzie premiowana jest bardzo odkrywcza idea, oczywiście odpowiednio opisana i posiadająca tak ważne wyróżniki jak: solidny model biznesowy, dobrze dobrany, perspektywiczny rynek docelowy i atrakcyjna marża. Nie zakładajmy jednak, że spółka musi istnieć 10 lat żeby realizować projekty B+R. 

Bardzo dobrze widać jak działa podobny system w konkursach Europejskich z Horyzontu Europa, gdzie mogą aplikować osoby fizyczne. Nie musi istnieć podmiot, który za nimi stoi. Jeżeli zgłosi się tam kompetentny zespół profesjonalistów z innowacyjną wizją biznesową i odpowiednimi zasobami, to kwestia posiadania spółki jest kwestią drugoplanową. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że Unia Europejska jednocześnie oferuje komponent inwestycyjny firmom, którym brakuje środków na wkład własny, a chciałyby ubiegać się o dofinansowanie. Co więcej, w Horyzoncie Europa oferowane jest szerokie wsparcie w trakcie realizacji projektu.  

Projekty typowo wdrożeniowe, które też można składać  w PARP w ramach modułu wdrożenie innowacji, charakteryzują się tym, że żeby w praktyce skutecznie je przeprowadzić, ze względu na to, że są tam niższe poziomy dofinansowania, trzeba być tym podmiotem, który istnieje parę lat i ma kapitał. Powiedziałabym, że w całej tej ścieżce zniknęły z horyzontu te firmy, które na przykład w poprzedniej perspektywie dowiozły rozwiązanie na wysokie poziomy gotowości technologicznej. W tym stadium rozwoju nie ma już do zrobienia prac badawczych, tylko są potrzebne konkretne nakłady inwestycyjne, żeby postawić na przykład fabrykę i wdrożyć wyniki badań. Z jednej strony takie firmy otrzymały duże wsparcie na same badania, a z drugiej strony nie ma w systemie dla nich miejsca na pozyskanie kapitału na wdrożenie  innego niż komercyjny. Przez komercję rozumiem też te fundusze VC, które są finansowane ze środków publicznych, bo im też trzeba oddać udziały, żeby w praktyce uzyskać kapitał. To z kolei wiąże się z tym, że ktoś musi pracować przez wiele lat na swoje ryzyko i odpowiedzialność,  zmagać się ze swoimi problemami płynnościowymi, a później 90% zysków w razie sukcesu projektu oddać podmiotowi, który ma środki na postawienie fabryki i wdrożenie. 

Dokumenty, którymi już dysponujemy to: wzory umów o dofinansowanie, wytyczne kwalifikowalności kosztów, przewodniki kwalifikowalności i podręcznik dotyczący udzielania zamówień w projektach unijnych. Analogiczny katalog dokumentacji występował też w poprzedniej perspektywie, przy czym ani wcześniej, ani teraz nie był on wystarczający, żeby skutecznie rozliczyć projekt we wszystkich aspektach. Dokumenty te mają od kilkunastu do kilkudziesięciu stron. Siłą rzeczy nie są całkowicie zsynchronizowane z przepisami podatkowymi czy prawnymi dotyczącymi różnego rodzaju zagadnień, z którymi w praktyce w projektach zmierzyć się trzeba. W poprzedniej perspektywie, przynajmniej pod koniec, mieliśmy komfort wynikający z tego, że w najbardziej kontrowersyjnych zagadnieniach pojawiały się oficjalne stanowiska poszczególnych instytucji. Chociażby takie jak komunikaty NCBiR dotyczące konkurencyjnego wyboru leasingodawcy, czy przeprowadzania procedury konkurencyjnej jeżeli mieliśmy w projekcie do czynienia z amortyzacją. Nawet wtedy była to bardziej wiedza branżowa niż ogólnodostępna. Zapisy wytycznych i przewodników nie były raczej uszczegółowianie o takie zagadnienia. Problemem jest też to, że interpretacje indywidualne wytycznych, o które można wnioskować do ministerstwa, nigdy nie były podawane do publicznej informacji. Ze względu na brak ujednoliconej bazy pojawiały się rozbieżności w interpretacji poszczególnych zapisów wśród beneficjentów i opiekunów projektu.  

W kontekście indywidualnych interpretacji:  czy według ciebie te rozróżnienia w opiniach są pozytywne dla beneficjentów, czy raczej nie?  

Nie są pozytywne. To nigdy nie jest tak, że decyzja jednego urzędnika już jest wyryta w kamieniu. Projekt ma długoletni okres trwałości. Mogą się pojawić kontrole już po zakończeniu jego realizacji. Sama odpowiedź od opiekuna, jeżeli udzielona informacja nie była zgodna z wytycznymi, ostatecznie nie obroni beneficjenta przed potencjalnymi negatywnymi skutkami. Oczywiście warto być w stałym kontakcie z opiekunem projektu i dopytywać go o różne kwestie, czy chociażby zadawać różne pytania na infolinii PARP i NCBiR. Niemniej jednak ryzyko, które biorą na siebie firmy związane z rozliczeniem i zachowaniem procedur jest na prawdę duże.  

Żeby dopytywać o wszystko co nie jest napisane wprost w dostępnej na ten moment dokumentacji. Trzeba mieć na uwadze, że nie jest ona tak szczegółowa w niektórych obszarach jak była w poprzedniej perspektywie. Należy prosić o katalogi dokumentów, które będą potrzebne do skutecznego rozliczenia poszczególnych typów operacji. Ten katalog, który funkcjonował w praktyce w NCBiR, beneficjent otrzymywał dopiero w momencie złożenia pierwszego wniosku o płatność. Był to problem z punktu widzenia osoby, która nie miała wcześniejszej styczności z rozliczeniami. Ważne jest też, żeby nie bać się korzystać z możliwości jakie daje umowa o finansowanie, na przykład z zapisów o zmianach w projekcie i rozliczaniu zaliczek, które są korzystne dla beneficjentów.